Firma Elettronica: una breve guida
La firma elettronica è uno strumento digitale che aiuta professionisti, PMI e aziende italiane a spostare online documenti e burocrazia. Assicura validità legale degli accordi, contribuendo al tempo stesso alla riduzione dell’uso della carta stampata all’interno degli uffici, con notevoli vantaggi economici ed ecologici.
Quanti tipi di firma elettronica esistono?
Esistono diversi tipi di firma elettronica, tutti caratterizzati da diversi gradi di difficoltà tecnica e di sicurezza. La Firma Elettronica Semplice (FES) è una definizione informale, che comprende tutte quelle firme elettroniche che non sono né avanzate né qualificate.
La Firma Elettronica Avanzata (FEA), invece, è più sicura, ed è consigliata per le transazioni finanziare di grosse dimensioni oppure per firmare documenti che presentano interessi legali importanti.
Con docusign, per esempio, la Firma Elettronica Avanzata include, oltre al codice OTP, anche la verifica dell’identità tramite software di riconoscimento. È valida in tutta l’UE, ed è stata introdotta sul mercato per innovare il settore, superando la FEA collegata al solo codice OTP.
Grazie ad un software, viene riconosciuto il proprio documento di identità con un codice MRZ (Machine Readable Zone). Questo permette la verifica automatica del documento e la firma contrattualistica da remoto. Il software funziona correttamente anche con i documenti d’identità più datati, come, per esempio, la vecchia carta d’identità cartacea.
Firma Elettronica Qualificata
Un altro tipo di firma elettronica è la Firma Elettronica Qualificata (FEQ), che corrisponde al più alto livello di sicurezza nel mondo delle firme elettroniche. La FEQ, in Italia, è conosciuta come firma digitale. Può essere molto complessa e costosa, per questo viene utilizzata soltanto in casi molti specifici.
Secondo un punto di vista legale, c’è un grosso divario tra Firme Elettroniche semplici o Avanzate e FEQ. La Firma Elettronica Qualificata ha dei vincoli normativi ben definiti, nel campo di protezione della chiave di firma e delle modalità di verifica dell’identità di chi firma. Il suo valore legale equivale esattamente a quello di una firma autografa, mentre tutti gli altri livelli di firma elettronica hanno valore probativo. Dunque, è riconosciuta legalmente in tutti gli Stati appartenenti all’Unione Europea.
Molti sono convinti che bisognerebbe utilizzare in ogni occasione la Firma Qualificata o Avanzata per firmare dei documenti. Tuttavia, gran parte dei documenti aziendali necessita una Firma Elettronica Semplice. In Italia, la firma in assoluto più utilizzata corrisponde ad una via di mezzo tra la FES e la FEA. Ovvero, si parla di una firma elettronica a cui viene incorporato un codice OTP, necessario per firmare il documento.
Come firmare con Yousign
Firmare i documenti applicando soltanto l’immagine di firma in .png oppure la foto di un documento firmato non ha alcun valore legale. Non è una firma che garantisce la veridicità del documento firmato: infatti, l’immagine della firma su un documento ha soltanto un forte impatto estetico e psicologico. La firma elettronica, invece, ha valore legale, ed è un processo crittografico e immateriale che si concretizza nel formato del documento PDF.
Con Yousign, è semplicissimo concludere una procedura di firma. Basterà caricare il
documento in formato PDF da firmare sulla piattaforma, selezionare il flusso approvativo ed infine, inviare la pratica al firmatario. Per apporre l’autografo sul documento, basta cliccare sul link ricevuto, leggere il documento o i documenti e firmare, inserendo il codice OTP ricevuto tramite SMS.
A differenza della Firma Digitale, l’uso è immediato. E non c’è nemmeno la necessità di installare alcun software o possedere uno strumento fisico (Smart Card o Chiavetta USB) per firmare.
Disponibile sia in App che in API, la piattaforma offre una soluzione di Firma Elettronica semplice, per pratiche più “soft” e una soluzione di Firma Elettronica Avanzata, ideale per le transazioni più importanti.
In ogni caso, la sicurezza è garantita da un processo di firma certificato, grazie all’autenticazione a più fattori (informazioni di contatto, codice OTP e verifica dell’identità), all’integrità garantita (ogni documento è protetto crittograficamente) e un dossier di prova con marcatura temporale.
